PROJECT MANAGEMENT BIDY OF KNOWLEDGE(part II)

Project Cost Management Strategies

Effective Project Cost Management Is an Essential Skill for Project Managers

Project managers are tasked with keeping a project on budget and must implement effective project cost management strategies to ensure that changing requirements do not drive up costs. While the project manager may be asked to do some research during the conceptual stages of the project to determine cost feasibility, the allocation of resources is generally decided at a higher level. However, like all of the initial requirements that underpin a project, cost requirements can change as the project proceeds – which is why it’s important for project managers to be proficient in a variety of cost management strategies.

Reallocation of Resources as a Method of Project Cost Management

To address costs that that threaten to rise beyond the initial projections, the project manager should consider how available resources can be reallocated. This can be a very useful cost management strategy that keeps the project on budget while addressing potential shortcomings. For example, a team member may be spending 10 hours a week on a manual process that could be done in an hour with the right software. If the cost of the software was equal to the first nine man-hours that it saved, it would pay for itself after the first week and deliver additional savings over the duration of the project. That team member may then be able to dedicate those “saved” hours to an area that would have otherwise required contract help that had not been budgeted for, or overtime pay that exceeded the initial cost estimates.

Project Cost Management Requires Awareness and Creativity

The above is just a simple hypothetical example of a cost management strategy that a project manager could employ to keep the project within budget. However, the core principles at the foundation of effective cost management are awareness and creativity. The project manager must keep a close eye on project costs and continually evaluate possible adjustments that can keep the project on budget – or even potentially increase its return on investment. Key stakeholders should be encouraged to do the same. Many projects are long-term, and a lot can change along the way. New materials, tools or applications may become available, or a given commodity may rise or fall sharply in price. Projects are dynamic, not static, and the individual overseeing them must employ project cost management strategies with the flexibility to adapt to changing circumstances.

Skills Required for Effective Project Cost Management

Project management typically involves ongoing research and a keen awareness of changes in the business landscape that can impact a project and its budget. Professionals with a knack for problem-solving are often drawn to project management for these reasons. The ability to engage in creative, multi-layered thinking is a key asset for the successful project manager, it is essential to effective project cost management strategies.

 

Project Quality Management

Project Quality Mangement

Manajemen Mutu Proyek adalah salah satu proses yang paling penting dalam Siklus Hidup untuk menentukan proyek ini di trek. Pengujian dilakukan selama proses mutu harus peta secara langsung ke persyaratan. Jika tidak, proses tersebut perlu dikaji ulang. Kualitas proses mencakup semua kegiatan organisasi melakukan yang menentukan kebijakan kualitas, tujuan, dan tanggung jawab sehingga proyek akan memenuhi kebutuhan yang dilakukan. It menerapkan sistem manajemen mutu melalui kebijakan, prosedur, dan proses perencanaan mutu, jaminan mutu, dan kontrol kualitas, dengan kegiatan perbaikan proses yang berkesinambungan yang dilakukan sepanjang, yang sesuai. Manajemen Mutu sering dikelola manajer lain dan perawatan harus diambil untuk memastikan proyek Anda memiliki sumber daya rekayasa kualitas yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan itu. Itulah salah satu alasan saya harus sangat ketat tentang membuat hubungan baik dengan semua orang dalam tim proyek. Ini berlaku ganda ketika sumber daya Anda berada dalam organisasi matriks dan tidak melapor kepada Anda.
Kualitas Perencanaan: mengidentifikasi standar kualitas yang relevan dengan proyek dan menentukan bagaimana untuk memuaskan mereka.
Lakukan Jaminan Kualitas: menerapkan, kegiatan yang direncanakan kualitas sistematis untuk memastikan bahwa proyek tersebut mempekerjakan semua proses yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan.
Lakukan Quality Control: hasil pemantauan proyek tertentu untuk menentukan apakah mereka sesuai dengan standar mutu yang relevan dan mengidentifikasi cara untuk menghilangkan penyebab kinerja tidak memuaskan.
Proses ini berinteraksi satu sama lain dan dengan proses di Wilayah Pengetahuan lain juga. Setiap proses dapat melibatkan usaha dari satu atau lebih orang atau kelompok orang berdasarkan kebutuhan proyek. Setiap proses terjadi setidaknya sekali dalam setiap proyek dan terjadi pada satu atau lebih fase proyek, jika proyek ini dibagi menjadi fase. Meskipun proses yang disajikan di sini sebagai elemen diskrit dengan baik-didefinisikan antarmuka, dalam praktiknya mereka mungkin tumpang tindih dan berinteraksi dengan cara yang tidak rinci di sini.
Pendekatan dasar untuk manajemen mutu diuraikan dalam bagian ini dimaksudkan agar kompatibel dengan Organisasi Internasional untuk Standardisasi (ISO). Pendekatan umum juga harus kompatibel dengan pendekatan proprietary untuk manajemen mutu seperti yang direkomendasikan oleh Deming, Juran, Crosby dan orang lain, dan pendekatan non-eksklusif seperti Total Quality Management (TQM), Six Sigma, Mode Kegagalan dan Analisis Efek, Desain review, Suara Pelanggan, Biaya Kualitas (coq), dan Continuous Improvement.
Proyek Manajemen Mutu harus mengatasi manajemen proyek dan produk dari proyek. Sementara Proyek Manajemen Mutu berlaku untuk semua proyek, terlepas dari sifat produk mereka, tindakan kualitas produk dan teknik yang khusus untuk jenis tertentu dari produk yang dihasilkan oleh proyek tersebut.
Sebagai contoh, kualitas produk perangkat lunak manajemen memerlukan pendekatan yang berbeda dan ukuran dari pembangkit listrik tenaga nuklir, sedangkan pendekatan Kualitas Manajemen Proyek berlaku untuk keduanya. Dalam kedua kasus, kegagalan untuk memenuhi persyaratan kualitas dalam dimensi dapat memiliki konsekuensi negatif yang serius untuk setiap atau semua dari stakeholder proyek. Sebagai contoh:
• Memenuhi persyaratan pelanggan dengan lembur tim proyek dapat menghasilkan konsekuensi negatif dalam bentuk gesekan karyawan meningkat, kesalahan tidak berdasar, atau ulang
• Rapat tujuan proyek dengan terburu-buru jadwal pemeriksaan kualitas yang direncanakan dapat menghasilkan konsekuensi negatif ketika kesalahan tidak terdeteksi.
Kualitas adalah “sejauh mana seperangkat karakteristik yang melekat memenuhi persyaratan”. Kebutuhan yang dinyatakan dan tersirat adalah masukan untuk persyaratan proyek berkembang. Elemen penting dari manajemen mutu dalam konteks proyek adalah untuk mengubah kebutuhan stakeholder, keinginan, dan harapan ke dalam persyaratan melalui Analisis Stakeholder, yang dilakukan selama Lingkup Manajemen Proyek.
Kualitas dan kelas tidak sama. Grade kategori ditugaskan untuk produk atau jasa yang memiliki penggunaan fungsional yang sama tapi karakteristik teknis yang berbeda. Rendahnya kualitas selalu menjadi masalah; kelas rendah mungkin tidak. Sebagai contoh, sebuah produk perangkat lunak dapat kualitas yang tinggi (tidak ada cacat jelas, petunjuk dibaca) dan kelas rendah (sejumlah fitur yang terbatas), atau berkualitas rendah (banyak cacat, dokumentasi pengguna kurang terorganisir) dan kelas tinggi (banyak fitur) . Manajer proyek dan tim manajemen proyek bertanggung jawab untuk menentukan dan memberikan tingkat yang diperlukan, baik kualitas dan kelas.
Presisi dan akurasi yang tidak setara. Presisi adalah konsistensi bahwa nilai pengukuran berulang terkumpul dan telah menyebar sedikit. Akurasi adalah benar bahwa nilai diukur sangat dekat dengan nilai sebenarnya. Pengukuran yang tepat tidak selalu akurat. Sebuah pengukuran yang sangat akurat tidak selalu tepat. Tim manajemen proyek harus menentukan berapa banyak akurasi / presisi atau keduanya diperlukan.
Kepuasan pelanggan: Memahami, mengevaluasi, mendefinisikan, dan mengelola ekspektasi pelanggan sehingga persyaratan terpenuhi. Hal ini memerlukan kombinasi dari kesesuaian dengan persyaratan (proyek harus menghasilkan apa kata itu akan menghasilkan) dan kesesuaian untuk digunakan (produk atau jasa harus memenuhi kebutuhan riil).
• Pencegahan lebih dari inspeksi: Biaya mencegah kesalahan umumnya jauh lebih sedikit daripada biaya mengoreksi mereka, seperti diungkapkan oleh inspeksi. Dikatakan bahwa biaya bug meningkat secara eksponensial sebagai proyek mencapai penyelesaian. Pikirkan berapa banyak lagi masalah biaya jika mencapai lapangan dan rilis baru harus diproduksi untuk memperbaikinya. Hal ini tidak hanya biaya dalam dolar jelas, tetapi juga dalam reputasi perusahaan memberikan produk, terutama di toko-toko yang berjalan 24 * 7.
• Tanggung jawab Manajemen: Kesuksesan membutuhkan partisipasi dari semua anggota tim, tapi tetap tanggung jawab manajemen untuk menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk berhasil.
• Terus ditingkatkan: Rencana-do-check-tindakan siklus adalah dasar untuk peningkatan kualitas (seperti yang didefinisikan oleh Shewhart dan dimodifikasi oleh Deming, di Buku Pegangan ASQ, halaman 13-14, American Society for Quality, 1999). Selain itu, inisiatif peningkatan kualitas yang dilakukan oleh organisasi yang melakukan, seperti TQM dan Six Sigma, dapat meningkatkan kualitas manajemen proyek serta kualitas produk proyek. Proses perbaikan meliputi model Malcolm Baldrige, CMM ®, dan CMMISM.
Biaya kualitas mengacu pada total biaya dari semua upaya yang berhubungan dengan kualitas.
Keputusan proyek dapat mempengaruhi biaya operasional kualitas sebagai akibat dari pengembalian produk, klaim garansi, dan kampanye ingat. Namun, sifat sementara dari proyek berarti bahwa investasi dalam peningkatan kualitas produk, terutama pencegahan cacat dan penilaian, sering dapat ditanggung oleh organisasi memperoleh, bukan proyek, karena proyek tidak dapat bertahan cukup lama untuk menuai hasilnya.
Analisis Biaya-Manfaat: Kualitas perencanaan harus mempertimbangkan biaya-manfaat timbal balik. Manfaat utama dari memenuhi persyaratan kualitas pengerjaan ulang kurang, yang berarti produktivitas yang lebih tinggi, biaya rendah, dan kepuasan pemangku kepentingan meningkat. Biaya utama dari memenuhi persyaratan kualitas adalah biaya yang terkait dengan kegiatan Manajemen Kualitas Proyek.
Pembandingan:
Pembandingan melibatkan membandingkan praktek proyek yang sebenarnya atau direncanakan untuk orang-orang dari proyek-proyek lain untuk menghasilkan ide-ide untuk perbaikan dan untuk memberikan dasar yang digunakan untuk mengukur kinerja. Proyek-proyek lain dapat melakukan dalam organisasi atau di luar itu, dan dapat dalam yang sama atau di daerah lain aplikasi.
Desain Eksperimen:
Desain eksperimen (DOE) adalah metode statistik yang membantu mengidentifikasi faktor-faktor yang dapat mempengaruhi variabel tertentu dari suatu produk atau proses dalam pengembangan atau produksi. Ini juga memainkan peran dalam optimasi produk atau proses. Pikirkan metode ilmiah.
Contohnya adalah di mana organisasi dapat menggunakan DOE untuk mengurangi sensitivitas kinerja produk untuk sumber-sumber variasi yang disebabkan oleh perbedaan lingkungan atau manufaktur. Aspek yang paling penting dari teknik ini adalah bahwa ia menyediakan kerangka kerja statistik untuk secara sistematis mengubah semua faktor penting, bukannya mengubah salah satu faktor pada suatu waktu. Analisis data eksperimen harus menyediakan kondisi yang optimal untuk produk atau proses, menyoroti faktor-faktor yang mempengaruhi hasil, dan mengungkapkan adanya interaksi dan synergisms antara faktor. Sebagai contoh, desainer otomotif menggunakan teknik ini untuk menentukan kombinasi dari suspensi dan ban akan menghasilkan hasil yang paling diinginkan dalam waktu tertentu.
Biaya Kualitas (coq):
Biaya kualitas adalah biaya total yang dikeluarkan oleh investasi dalam mencegah ketidaksesuaian dengan persyaratan, menilai produk atau layanan untuk kesesuaian dengan persyaratan, dan gagal untuk memenuhi persyaratan (ulang). Biaya Kegagalan sering dikategorikan menjadi internal dan eksternal. Biaya kegagalan juga disebut biaya kualitas yang buruk.
Perencanaan Kualitas Peralatan tambahan
Alat perencanaan kualitas lainnya juga sering digunakan untuk membantu mendefinisikan situasi yang lebih baik dan membantu merencanakan kegiatan manajemen mutu yang efektif. Ini termasuk diagram afinitas brainstorming,, analisis medan kekuatan, teknik kelompok nominal, diagram matriks, flowchart, dan matriks prioritas.
Seperti Anda dapat melihat kualitas adalah komponen utama dari kepuasan pelanggan dan untuk garis bawah. Sebuah bug ditemukan dini dapat menyimpan jutaan dolar perusahaan!
 

Project Human Resource Management

Project Human Resource Management is the process of utilizing all the individuals involved in the project effectively in order to get the best result for the project. This includes all the stakeholders of the project including the sponsors, customers, individual contributors, and all others. Basically, an effective project human resource management involves three steps. These are:

• Organizational Planning: This is the process of identifying, documenting, and assigning the roles and responsibilities of the project.
• Staff Acquisition: Getting the adequate and requirement numbers of individuals required for the successful completion of the project.
• Team Development: Dividing the available human resource into small teams as per the skills to stimulate the performance of the project.

All the process runs in close interaction with each other as well as with the other knowledge areas as per the need of the project. Let us discuss all the process involved in project human resource management in brief:

Organizational planning

Organizational planning the initial phase of project human resource management which includes identifying, documenting, and assigning project roles, responsibilities, and reporting. The roles, responsibilities and reporting may be assigned to single person or to a group of individuals depending upon the requirement of the work. The roles and responsibilities are defined for both the internal as well as the external groups who are involved in the project. The internal groups are assigned their functions in the specific departments such as engineering, marketing, purchase or accounting as per the skills of the individuals.

Most of the organizational planning is done at the beginning of the project in most of the cases. However, the organisational planning is reviewed periodically to find if any modification is needed with the progress of the project.

Project interfaces: Project interfaces are usually divided into three categories:

• Organizational interfaces: This includes the formal and informal reporting relationships between the various units of the organisation. This can be very simple or highly complex.
• Technical interfaces: This is the formal and informal reporting relationship between various technical disciplines of the organisation. This can be both within and between the project phases and should be well coordinated.
• Interpersonal interfaces: It includes the formal and informal reporting relationships between the individuals working on the project.

All the interfaces should run simultaneously in close interaction and coordination with each other.

Staffing requirements:

Staffing requirements defines the requirement for the individuals for the different works of the project as per the skills and time frame. This is a part of over all resource planning.

Constraints:

Constraints are the limiting factors for a project that limits the options for the members of the project team. Some of the major constraints in project human resource management are:

• Organizational structure
• Collective bargaining agreements with some unions or other groups
• Preferences of the project management team
• Expected staff assignments

Tools and Techniques for Organizational Planning

Templates:

Though all the projects are different from each other, even though most of the projects have some similarity with other some other projects. This resemblance can help in defining the role and responsibility and reporting relationship in organisational planning.

Human resource practices:

Usually every organisation has a set of defined policies, guidelines, and procedures to help the project manager for making an effective organisational planning.

Organizational theory:

Various organisational theories are available to support the effective designing of an organisational structure and the project management team should be familiar with the theories as per the project requirements.

Stakeholder analysis:

A detailed study of the needs of the stakeholders should be done in order to fulfill their expectations.

Outputs from Organizational Planning

Role and responsibility assignments:

Role and responsibilities of each and every individual associated with the project is assigned properly depending upon their skills and efficiency. The roles should be assigned as per the scope definition. A Responsibility Assignment Matrix (RAM) is generally used for this purpose.

Staffing management plan:

The staffing management plan is required to decide when and how much human resource is required at what time frame for which work. This plan can be formal or informal and broadly defined depending upon the need of the project plan.

Organization chart:

An organization chart is a graphical representation of project reporting relationships that can be formal or informal depending upon the need of the project.

Supporting detail:

Supporting detail for organizational planning may vary according to the application areas and project size. The supporting details can be the organisational impact, job descriptions and the training needs depending upon the need.

Staff acquisition

Staff acquisition is the process of acquiring the human resources as per the requirements of the project. The project management team must take care of the fact that the best man meeting the criteria for the work should be selected as far as possible.

Inputs to Staff Acquisition

Staffing management plan:

A proper planning for assigning the work to every individual in the project team is done in staffing management plan.

Staffing pool description:

After assigning the tasks to the team or individuals it must be considered that, how many staffs are potentially available. The considerations should be made based on the previous experience, personal interests, personal characteristics and availability of staffs selected.

Recruitment practices:

Recruitment practices are the constraints to a project that involves various policies, guidelines, or procedures governing staff assignments.

Tools and Techniques for Staff Acquisition

Negotiations:

Negotiation is an integral part of a project and the project management may need to negotiate with the functional managers in order to ensure that the project requirement for skilled staff is met on time. In addition to that, negotiation is also done with other project management team for assigning the specialized resources appropriately.

Pre-assignment:

In some cases, especially in case of competitive proposals and when some staffs were promised to be a pert of the project, the staffs may be pre-assigned for the project. In addition to that, if the staff assignments are been determined as an internal service project then also the staffs is pre-assigned.

Procurement:

Project procurement management is much needed to get the right quality of product in right amount, at right place in right cost on right time as per the requirements of the project.

Outputs from Staff Acquisition

Project staff assigned:

The project is properly staffed by assigning appropriate works to all the individuals involved in the project as per the need of the project.

Project team directory:

A project team directory contains the list of all the individuals associated with the project.

Team development

Team development involves making different teams by dividing all the individuals involved in the project as per their skills and knowledge in order to stimulate the productivity of the work to get the maximum outcome. The team may be made on based on the technical and managerial aspects. Team development for a specific project management is a complex phenomenon as it a dual reporting system in which the team members has to report to both functional manager and project manager.

Inputs to Team Development

Project staff:

Project staffing id done in order to define the specific tasks of the team members depending upon the individual skills and team skills.

Project plan:

The project plan is the outlay of all the activities that are to take place during the entire project cycle.

Staffing management plan:

The staffing management plan is required is done in order to decide when and how much human resource is needed at what time frame for which work.

Performance reports:

Performance reports are the helpful in providing adequate feedback to measure the project performance against project plan.

External feedback:

External feedback is taken in order to know whether the ongoing work in sufficient in order to meet the expectations of the project or not.

Tools and Techniques for Team Development

Team-building activities:

Team-building activities is required in order to improve the performance of the project team with the help management and individual efforts. Moreover, actions from the non?management-level team members are also required for this. Team building activities are short term in nature and can vary frequently as per the need.

General management skills:

The project management team should be aware of the various general management skills that play an important role in team development and stimulating the team performance.

Reward and recognition systems:

Reward and recognition systems play an important role in motivating the team members and enhancing the work performance by rewarding them as per their achievements.

Collocation:

Collocation is the placement of all the team members at a single place enhances the work performance of the members of the project as a team. This process is mostly used in the larger project but the some smaller projects also implements this.

Training:

Training involves all activities designed in order to enhance the skills, knowledge, efficiency and capabilities of members of the project in order to get the maximum outcome. Training can be formal or informal in nature depending upon the need. For example, training is given to the project team if any new technology is integrated to upgrade the project activity.

Outputs from Team Development

Performance improvements:

An effective team development enhances the amount as well as quality of the outcome of the project by improving the project performance. The improvement can be in individual skills or in team behavior.

 

Project Comunication Management

Pentingnya Komunikasi yang baik

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan (ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain agar terjadi saling mempengaruhi diantara keduanya. Pada umumnya, komunikasi dilakukan dengan menggunakan kata-kata yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Melalui komunikasi, sikap dan perasaan seseorang atau sekelompok orang dapat dipahami oleh pihak lain. Selain itu dalam kehidupan sehari-hari, komunikasi yang baik sangat penting untuk berinteraksi antar personal maupun antar masyarakat agar terjadi keserasian dan mencegah konflik dalam lingkungan masyarakat.Dalam hubungan bilateral antar negara diperlukan juga komunikasi yang baik agar hubungan tersebut dapat berjalan dengan baik dan lancar.
Dari kedua contoh di atas dapat kita simpulkan bahwa komunikasi sangat penting dalam berbagai aspek kehidupan. Contoh lain dalam pendidikan seperti hubungan dosen dengan mahasiswa,dengan adanya komunikasi,maka kegiatan belajar- mengajar akan berlangsung dengan baik dan lancar.

2.2 Proses Project Communications Management

Langkah berikutnya adalah merencanakan manajemen komunikasi proyek. Manajemen komunikasi proyek dibutuhkan untuk menyosialisasikan kebijakan-kebijakan proyek, hasil-hasil kerja proyek, dan mengkomunikasikan rencana berikutnya. Berikut ini langkah-langkah praktisnya :

1. Buat web untuk komunikasi proyek (buat sederhana saja, pake blog wordpress)
2. Buat template-template yang diperlukan untuk komunikasi proyek, misalnya : template berita acara rapat, template untuk undangan, template untuk progress report, dll.
3. Buat rencana komunikasi, misalnya : cara melakukan rapat, cara melaporkan perkembangan proyek, dll.
4. Melaksanakan rencana komunikasi sesuai dengan yang direncanakan.
5. Mengendalikan dan mengevaluasi pelaksanaan komunikasi proyek.

2.3 Rencana komunikasi

Perencanaan komunikasi atau communication plan yang terdapat pada proyek Magna Building ini dibagi menjadi dua yaitu secara internal dan eksternal. Untuk komunikasi eksternal dilakukan kepada stakeholder pada proyek ini antara lain komunikasi kepada owner, subkontraktor, supplier, serta pihak terkait lainnya seperti penduduk sekitar lokasi proyek. Bentuk komunikasi eksternal yang digunakan antara lain adalah rapat, laporan, memo, dan lain-lain. Untuk komunikasi internal dilakukan kepada anggota yang terdapat dalam organisasi proyek.Bentuk komunikasi internal dibagi menjadi tiga, yang pertama adalah formal atau tidak formalnya komunikasi. Untuk komunikasi formal dilakukan melalui rapat dan laporan, sedangkan untuk komunikasi yang tidak formal dilakukan dengan memo serta media telekomunikasi elektronik seperti handphone (telepon genggam) dan email (surat elektronik). Bentuk komunikasi internal yang kedua adalah tertulis atau tidak tertulisnya komunikasi. Untuk komunikasi tertulis dapat berupa memo atau surat pemberitahuan, sedangkan untuk komunikasi tidak tertulis adalah bentuk komunikasi yang langsung dilakukan kepada pihak terkait (tatap muka) tanpa pemberitahuan sebelumnya. Dan bentuk komunikasi internal yang ketiga adalah komunikasi dilakukan secara vertikal atau horizontal. Untuk komunikasi vertikal merupakan instruksi seperti komunikasi project manager (PM) kepada site manager (SM), sedangkan untuk komunikasi horizontal merupakan koordinasi seperti komunikasi quality control (QC) dengan safety officer.

2.4 Isi rencana Communications Management

Informasi yang terkandung dalam Rencana Manajemen Komunikasi (Communication Management Plan ), antar lain :

> Kebutuhan-kebutuhan komunikasi stakeholders
> Informasi yang akan dikomunikasikan, termasuk formatnya, isinya dan level detailnya
> Orang yang bertanggung jawab untuk memberikan informasi yang dimaksud
> Orang yang harus menerima informasi yang dimaksud
> Frekuensi/jadwal untuk menghasilkan informasi,misalkan mingguan, tiap tanggal 1, dst
> Metoda untuk mendapatkan informasi, seperti memo, email, telepon, dsb
> Metoda untuk memperbaharui rencana manajemen komunikasi sejalan dengan kemajuan dan pembangunan proyek
> Metoda untuk menyelesaikan masalah yang tidak dapat diselesaikan di level bawah

2.5 Distribusi Informasi

> Dilakukan mengingat pentingnya mendapatkan informasi proyek bagi orang yang tepat, pada waktu yang tepat dengan format yang padat informasi

> Manajer proyek dan tim proyek harus dapat memutuskan cara terbaik untuk mendistribusikan informasi proyek

Isu penting dalam Distribusi Informasi:

> Penggunaan teknologi
> Cara formal atau informal
> Penanganan informasi yang sangat penting agar dapat didistribusikan dengan efektif dan tepat waktu
> Memilih media yang cocok untuk berkomunikasi
> Pemahaman akan teknik komunikasi individual atau berkelompok
> Teknik menyampaikan berita “buruk”
> Pengaturan jumlah jalur komunikasi

2.6 Pelaporan Performance

Informasi yang terkandung didalamnya, antara lain :

> Status reports, yang berisi tentang sejauh mana proyek sudah berjalan dalam kerangka ruang lingkup, waktu dan biaya. (Sudah berapa biaya yang digunakan, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah aktivitas, apakah pekerjaan sudah dilaksana sesuai rencana,dsb)

> Progres reports menggambarkan sejauh mana tim proyek sudah menyelesaikan pekerjaannya. Biasanya berupa laporan rutin

> Peramalan, berisi gambaran kecenderungan proyek akan berhasil atau tidak berdasarkan apa yang sudah dikerjakan sampai titik tertentu ketika proyek sudah berjalan ( Ingat EVM! )

2.7 Administrative Closure

Proyek atau fase, setelah baik mencapai tujuan atau sedang dihentikan untuk
alasan lain, membutuhkan penutupan. Penutupan Administrasi terdiri dari verifikasi dan mendokumentasikan hasil proyek untuk meresmikan penerimaan produk dari proyek oleh
sponsor, klien, atau pelanggan. Ini mencakup pengumpulan catatan proyek, memastikan bahwa mereka mencerminkan spesifikasi final, analisis keberhasilan proyek dan efektivitas, dan pengarsipan informasi untuk penggunaan masa depan. Penutupan kegiatan administratif tidak harus ditunda sampai penyelesaian proyek. Setiap tahap dari proyek harus benar tertutup untuk memastikan bahwa penting dan informasi yang berguna tidak hilang.

2.8 Mode penanganan konflik

Bila anda telah melakukan identifikasi dan klasifikasi konflik yang terjadi serta efek yang ditimbulkan, maka anda harus memiliki langkah ataupun strategi untuk mengatasi konflik tersebut. Jika anda belum memiliki strategi, di bawah ini akan dibahas 5 pendekatan atau model penyelesaian konflik berdasarkan pendapat Dr. William Hendricks, yang dapat anda gunakan sesuai dengan kondisi konflik yang terjadi.

1. Model penyelesaian konflik dengan mempersatukan (Integrating)
Individu yang memilih model ini perlu melakukan tukar menukar informasi. Pada pendekatan ini diperlukan adanya keinginan untuk mengamati perbedaan dan mencari solusi yang dapat diterima oleh semua kelompok. Model penyelesaian konflik jenis ini secara tipikal diasosiasikan dengan pemecahan masalah, efektif bila isu konflik adalah kompleks.

2. Model penyelesaian konflik dengan kerelaan untuk membantu (obliging)
Penyelesaian konflik model obliging menempatkan nilai yang tinggi untuk orang lain sementara dirinya sendiri dinilai rendah. Model ini dapat anda gunakan sebagai strategi yang sengaja dimunculkan untuk mengangkat atau menghargai orang lain, agar mereka merasa lebih baik dan senang terhadap isu konflik.

3. Model penyelesaian konflik dengan mendominasi (dominating).
Model dominating adalah lawan dari model obliging, penekanannya pada diri sendiri. Di mana kewajiban bisa diabaikan oleh keinginan pribadi, model mendominasi ini meremehkan kepentingan orang lain. Model ini adalah strategi yang efektif bila suatu keputusan yang cepat dibutuhkan atau jika persoalan tersebut kurang penting.

4. Model penyelesaian konflik dengan menghindar (avoiding).
Para penghindar tidak menempatkan suatu nilai pada diri sendiri ataupun orang lain. Model ini adalah strategi menghindar dari persoalan. Penyelesaian konflik model ini memiliki aspek negatif diantaranya menghindar dari tanggung jawab atau mengelak dari suatu isu.

5. Model penyelesaian konflik dengan kompromis (compromising).
Dalam model ini perhatian pada diri sendiri maupun orang lain berada dalam tingkatan yang sedang. Hal ini adalah orientasi jalan tengah. Dalam model kompromi, setiap orang memiliki sesuatu untuk diberikan dan siap menerima sesuatu.

2.9 Menjalankan rapat dan menggunakan e-mail secara efektif.

Rapat merupakan salah satu cara berkomunikasi dalam sebuah organisasi. Di sebuah perusahaan, rapat juga berfungsi untuk membantu para manajer dalam memantau kinerja operasional anak buahnya, atau dalam melakukan koordinasi dengan bawahan atau tim yang lain. Walaupun demikian penting, rapat juga kadang menjadi kegiatan yang menyita energi dan banyak waktu.
Efektivitas dan keberhasilan sebuah rapat, secara langsung dipengaruhi oleh kecermatan pemimpin rapat dan peserta rapatnya. Sering kali sebuah rapat tidak menghasilkan keputusan atau kesimpulan apa-apa. Rapat yang tidak menghasilkan keputusan, merupakan rapat yang tidak didukung dengan perencanaan yang baik. Lalu bagaimana caranya agar rapat dapat terselenggara secara efektif dan membuahkan hasil? Berikut ini adalah cara agar rapat dapat berjalan dengan efektif.

1. Tentukan apakah memang perlu diadakan rapat. Ini penting diketahui, karena sering kali beberapa permasalahan atau kordinasi dapat diselesaikan melalui diskusi singkat sambil lalu saja. Bila tidak ada yang sangat perlu dibahas, didiskusikan, atau dieavaluasi bersama-sama, maka sebaiknya tidak perlu mengadakan rapat.

2. Tetapkan tujuan atau target rapat. Ini perlu untuk membuat rapat berjalan pada koridornya.

3. Tentukan waktu rapat. Sesuaikan waktu rapat dengan agenda pembicaraan. Jangan sampai waktu rapat jadi berlama-lama sehingga memakan jatah waktu untuk mengerjakan yang lain.

4. Siapkan agenda atau daftar acara. Mintalah salah satu rekan kerja Anda untuk mempersiapkan daftar acara rapat secara tertulis. Dalam agenda itu cantumkan juga topik yang ingin dibahas dalam rapat, nama peserta yang hadir, waktu dan tempat lokasi rapat, dan hal-hal yang perlu di bawa oleh para peserta.

5. Mulai dan akhiri rapat tepat waktu. Ciptakan reputasi sebagai seseorang yang memulai dan mengakhiri rapat sesuai jadwal. Dengan demikian rekan kerja akan menaruh respek kepada Anda. Jika ada peserta rapat yang datang terlambat, peserta yang lain tidak perlu menunggu.

6. Minimalkan jumlah peserta yang hadir. Rapat akan lebih efektif jika menghadirkan peserta tidak lebih dari 6–7 orang. Hasil keputusan akan sulit dicapai bila peserta yang hadir terlalu banyak.

7. Catatlah jalannya rapat. Pastikan semua topik dibahas, dan arahkan rapat ke arah pengambilan keputusan. Tetaplah berada pada agenda yang telah disiapkan. Pastikan semuanya terkendali.

8. Peserta rapat mungkin memiliki pandangan yang berbeda mengenai sesuatu. Untuk dapat mengakomodasi kepentingan organisasi, galilah potensi semua peserta. Rapat akan timpang dan kurang sehat jika semua topik didominasi oleh satu-dua orang saja. Rapat harus dapat mengakomodasi suara semua peserta rapat.

9. Kelola konflik dengan bijak. Bila rapat cenderung diselingi perdebatan antarsesama rekan kerja, pertimbangkanlah untuk mengundang seorang yang
bisa bersikap netral untuk jadi penengah dalam rapat tersebut.

10. Take a break. Kerumitan agenda rapat membuat peserta jenuh atau otak mereka jadi lelah. Izinkan peserta untuk keluar, agar sekembalinya mereka dari rehat, rapat dapat dilanjutkan kembali dengan ide-ide segar.

11. Buat kesimpulan hasil akhir rapat. Mintalah salah satu rekan kerja Anda untuk membuat catatan hasil rapat. Catatan tersebut berupa keputusan yang telah diambil dan ditetapkan, beberapa hal yang telah disetujui, serta beberapa strategi yang patut dijalani. Bagikan salinan catatan tersebut kepada peserta rapat yang hadir.

12. Kembangkan rencana tindak lanjut dan berikan penugasan atas strategi yang telah ditetapkan.

13. Evaluasi hasil rapat. Biasakan untuk mengevaluasi setiap rapat yang telah dijalani. Ini penting agar Anda bisa mencari tahu letak kekurangan rapat tersebut dan dapat memperbaikinya di kemudian hari.

• CARA EFEKTIF MENGGUNAKAN E-MAIL

1) Yakinkah bahwa e-mail merupakan media yang tepat untuk berkomunikasi
2) Yakinkan anda mengirim e-mail yang tepat pada orang yang tepat pula
3) Gunakan judul yang “berarti”
4) Batasi isi e-mail hanya pada satu subyek, dan buat sejelas dan seringkas mungkin
5) Batasi jumlah dan ukuran attachments
6) Hapus e-mail yg tidak anda butuhkan dan jangan buka jika anda ragu asal e-mail tsb
7) Responi e-mail secepatnya
8) Pelajari menggunakan fitur-fitur penting

2.10 Penggunaan template pada Project Communications Using

• Using Templates for Project Communications

1) Kebanyakan orang teknis enggan meminta pertolongan .
2) Menggunakan template dalam berkomunikasi dapat membuat penggunaan waktu dan uang menjadi lebih efisien.
3) Organisasi dapat membuat templatenya sendiri atau meniru dari orang lain.

2.11 Penggunaan software dalam mendukung Project Communications.

• Menggunakan Software untuk Membantu Proyek Komunikasi

1) Ada banyak perangkat lunak untuk membantu dalam proyek komunikasi.
2) Hari ini lebih dari 37 persen orang berkomunikasi atau bekerja jarak jauh sedikitnya memerlukan paruh waktu.
3) Perangkat lunak manajemen proyek mencakup kemampuan baru untuk meningkatkan komunikasi Virtual.
4) Proyek tahun 2002 meliputi fitur edisi usaha untuk manajemen portofolio, manajemen sumber daya, dan kerjasama.

 

Project Risk Management

A risk is something that may happen and if it does, will have a positive or negative impact on the project. A few points here. "That may happen" implies a probability of less then 100%. If it has a probability of 100% - in other words it will happen - it is an issue. An issue is managed differently to a risk and we will handle issue management in a later white paper. A risk must also have a probability something above 0%. It must be a chance to happen or it is not a risk.

The second thing to consider from the definition is "will have a positive or negative impact". Most people dive into the negative risks but what if something goes right?
 

Take the example I came across recently where we identified a project finishing ahead of schedule as a risk. It might seem to be a bonus but the completion date happened to occur at the busiest time of the year for the company. The last thing they needed was a project going live in their peak period. The mitigation was that if we were ahead of schedule, we would slow the project down by reducing resources. Risk Management Plan

There are four stages to risk management planning. They are: ·

• Risk Identification
• Risks Quantification
• Risk Response

  Risk Identification

  In this stage, we identify and name the risks. The best approach is a workshop with business and IT people to carry out the identification. Use a combination of brainstorming and reviewing of standard risk lists.
  There are different sorts of risks and we need to decide on a project by project basis what to do about each type.
  Business risks are ongoing risks that are best handled by the business. An example is that if the project cannot meet end of financial year deadline, the business area may need to retain their existing accounting system for another year. The response is likely to be a contingency plan developed by the business, to use the existing system for another year.
  Generic risks are risks to all projects. For example the risk that business users might not be available and requirements may be incomplete. Each organisation will develop standard responses to generic risks.
  Risks should be defined in two parts. The first is the cause of the situation (Vendor not meeting deadline, Business users not available, etc.). The second part is the impact (Budget will be exceeded, Milestones not achieved, etc.). Hence a risk might be defined as "The vendor not meeting deadline will mean that budget will be exceeded". If this format is used, it is easy to remove duplicates, and understand the risk.
  
• Risk Monitoring and Contror

  Risk Quantification

  Risk need to be quantified in two dimensions. The impact of the risk needs to be assessed. The probability of the risk occurring needs to be assessed. For simplicity, rate each on a 1 to 4 scale. The larger the number, the larger the impact or probability. By using a matrix, a priority can be established.
  
  
  Note that if probability is high, and impact is low, it is a Medium risk. On the other hand if impact is high, and probability low, it is High priority. A remote chance of a catastrophe warrants more attention than a high chance of a hiccup.
   
  

  Risk Response

  There are four things you can do about a risk. The strategies are:
  
• Avoid the risk. Do something to remove it. Use another supplier for example.
• Transfer the risk. Make someone else responsible. Perhaps a Vendor can be made responsible for a particularly risky part of the project.
• Mitigate the risk. Take actions to lessen the impact or chance of the risk occurring. If the risk relates to availability of resources, draw up an agreement and get sign-off for the resource to be available.
• Accept the risk. The risk might be so small the effort to do anything is not worth while.

A risk response plan should include the strategy and action items to address the strategy. The actions should include what needs to be done, who is doing it, and when it should be completed

•  
  

  Risk Control

  
  The final step is to continually monitor risks to identify any change in the status, or if they turn into an issue. It is best to hold regular risk reviews to identify actions outstanding, risk probability and impact, remove risks that have passed, and identify new risks.
  

  Summary

  Risk management is not a complex task. If you follow the four steps, you can put together a risk management plan for a project in a short space of time. Without a plan, the success of the project, and your reputation as a Project Manager, are on the line. Follow these steps and you will increase your chances of success.
   
  
  Project Procurmen Management
  The acquisition of goods and/or services is called “Procurement”. Typically, procurements are acquired through a contract or agreement. A simple procurement however doesn’t necessarily require contracts, formal agreements or purchase orders. Complex procurements should involve looking for vendors or suppliers who want to establish a long-term buye A person makes a buying decision after considering a number of factors such as price, shipping and delivery charges, quality of goods and/or services, other benefits and payment processing etc. Procurements could also involve making buying decisions based on economic analysis methods like cost-benefit analysis, cost-utility analysis, and risk analysis:
  
• Cost-benefit analysis: This involves looking at the overall costs and all the benefits of a decision, then weighing the pros and cons to determine if the planned action is beneficial before making the decision.
• Cost-utility analysis: This technique is often utilized as a basis for procurement decisions using a common unit of measure (for example, quality of life in health care, or money). This method tends to provide a more detailed analysis of total benefits over cost-benefit analysis.
• Risk analysis: This involves identifying and reviewing the factors that may jeopardize the success of a project. It can also help the project team in identifying the preventive measures needed to mitigate the risk (reduce possibility and the probability or impact) should the risk event ever occur.

The role of a Project Manager (Buyer/Seller)
The project manager can act either as the buyer or the seller, or both in a procurement transaction. For instance, a Project Manager could be a seller of project management services to a project sponsor and in turn contract for outside services from a third party or company (which makes the PM a buyer of vendor/supplier services). Regardless of which side of the fence you’re on, it’s always a good idea to understand the other side’s perspective and responsibilities from the standpoint of Project Management.
Project Procurement Management Processes
Project Procurement Management is all about the processes related to purchasing or acquiring the products, services or results needed from outside the project team. Here’s a look at the four project procurement processes according to PMI:

• Plan procurements: A part of the Planning process group this involves documenting procurement decisions on how procurements will be managed and deciding the criteria for seller selection on the project.

• Conduct procurements: This is a part of the Executing process group and involves initiating the bidder selection process, obtaining seller responses, choosing a seller and ultimately awarding the contract.

• Administer procurements: This involves maintaining the procurement relationship with the chosen vendor as well as monitoring contract performance and managing the changes and corrections needed to ensure compliance. The process group is Monitoring and Controlling.

• Close procurements: This is the process of completing each project procurement transaction and the contract services at the end of the project. This is a a part of the Closing process group.

The knowledge area of Project Procurement Management was cut down to four processes from six in the fourth edition of the PMBOK, thus streamlining the processes and making them a lot easier to comprehend.