Bussiness Information Systems Strategy

Bussiness Information Systems Strategy

Menurut Daft (2002: 307) Pengertian Strategi adalah ”Rencana tindakan yang menjabarkan alokasi sumber daya dan aktifitas-aktifitas untuk menanggapi lingkungan dan membantu mencapai sasaran atau tujuan organisasi. ”

Strategi dalam suatu organisasi merupakan cara untuk mencapai tujuan-tujuan, mengatasi segala kesulitan dengan memanfaatkan sumber-sumber dan kemampuan yang dimilikinya. Jadi strategi merupakan suatu rencana yang ditujukan untuk mencapai tujuan tersebut. Beberapa perusahaan mungkin mempunyai tujuan yang sama, tetapi strategi yang digunakan berbeda. Strategi ini berdasarkan suatu tujuan dan sebuah strategi tidak cukup hanyalah sebuah rencana belaka, namun strategi haruslah sampai pada penerapannya, sehingga demikianlah dikatakan bahwa strategi tidak semata-mata hanya sebuah pola perencanaan saja, namun bagaimana strategi tersebut dapat dilaksanakan.

    A.    Cara mengembangkan strategi :

• Mengetahui & memahami tujuan
• Analisa lingkungan
• Cara-cara mendetail bagaimana unit bisnis berinteraksi

    B.     Pendekatan Strategi

• Prespektif: harus jelas dan direncanakan secara matang
• Emergent: cepat berkembang

·                 Elemen  strategi Sistem Informasi

• Bussines information systems strategy
• Information systems functional strategy
• IT strategy
• Applications strategy

     C.     Environment terbagi menjadi:

• Micro-environment : customer, competitor, suplier, distributor
• Macro-environment : social, legal, economic, poilitical, techonogy

7 “R” Strategi

•        Reach ( Persaingan mulai meluas ).

•        Reaction ( Cepat tanggap dengan feedback terhadap konsumen ).

•       Responsivenes ( Harus cepat dalam penangkapan ide ).

•        Refinement ( Kemampuan membaca kebutuhan konsumen ).

•        Reconfiguration ( Kemampuan berevolusi dengan kebutuhan pasar saat ini ).

•        Redeployment ( Penerapan ulang terhadap konsumen ).

•        Reputation ( Peningkatan Reputasi ).

Refrensi:

Catatan KSI

Project Management

Project Management

Project Management adalah pekerjaan, karya, tugas yang dbatasi oleh waktu dan apabila terseleseaikan sebelum batas waktu yang ada maka akan mendapatkan bonus

Setelah kita mulai dapat memahami arti 'Manajemen' dan 'Proyek' , maka selanjutnya kita mulai mencoba menterjemahkan apa itu Manajemen Proyek, Secara tradisional Manajemen Proyek dilihat sebagai perencanaan, penjadwalan dan pengendalian proyek untuk memenuhi tujuan proyek tersebut.

Memanajemeni proyek sangat berbeda dengan memanajemeni perusahaan yang memproduksi barang konsumsi. Proyek mempunyai awal dan akhir yang jelas, sedangkan perusahaan tersebut secara berkesinambungan berproduksi.

"Project Management is the application of a collection of tools and techniques to direct the use of diverse resources towards the accomplishment of a unique, complex, one-time task within time, cost and quality constraints. Each task requires a particular mix of these tools, techniques and structures to fit the task environtment and life-cycle of the task." - Morris & Huogh, 1987.

Manajemen proyek adalah proses dimana tim bertujuan untuk menghasilkan produk yang sesuai atau melebihi permintaan dari pemberi tugas di dalam jangka waktu tertentu dan biasanya berada di dalam batasan sumber daya tertentu.

Manajemen terhadap suatu proyek, perlu :

1. Ditentukan tujuan akhir proyek secara tegas dan jelas.
2. Diindentifikasi semua kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan akhir tersebut.
3. Dinyatakan dan ditentukan kaitannya dan pembatasan-pembatasan diantara kegiatan-kegiatan tersebut termasuk kaitan-kaitan serta pembatasan baik yang bersifat teknis maupun organisatoris.
4. Diperhitungkan waktu dan biaya yang dibutuhkan untuk melaksanakannya sampai proyek itu selesai.
5. Mengadakan optimasi dalam pengalokasian penggunaan sumberdaya.
6. Diusahakan adanya fleksibilitas dalam pelaksanaan proyek.

Manajemen proyek diadakan untuk selalu dapat memegang kendali terhadap proyek, sedemikian rupa sehingga proyek :

1. Dapat diselesaikan dengan memenuhi kualitas yang sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan.
2. Dapat diselenggarakan dalam batas (target) waktu serta jadwal yang telah ditetapkan.
3. Dapat diselesaikan dengan biaya yang serendah-rendahnya (sesuai dengan Rencana Anggaran Pelaksanaan).

    A.    Setiap Project memiliki:

o   Goals

o   Objectives

o   Task

o   Limitations

    B.     Untuk dapat me-manage project dibutuhkan:

o   Process(proses bisnis)

o   Tools(alat)

o   Techniques(teknik)

    C.     5 phases of Project management

o   Initiating/Defining(inisiasi)

o   Planning

o   Executing

o   Controlling

o   Closing

1.Initiating (pembukaan)
Pada tahap ini, akan diputuskan dari sisi analisa terlebih dahulu, apakah akan membeli rumah yang langsung jadi (tinggal pilih dari developer perumahan)? atau akan membangun sendiri? ataukah cukup dengan menyewa? Jikapun akan membeli dari developer, pertimbangan untuk memilih lokasi, akses jalan, fasilitas atau bahkan kedekatan dengan famili yang lain bisa jadi pertimbangan tersendiri.Pada tahap ini, jika pilihan final-nya diputuskan untuk membangun sendiri tentu saja didasarkan pada pertimbangan banyak faktor. Jadi pada tahap ini, semua analisa dan perhitungan harus dimasukkan sebagai dasar untuk memutuskan, apakah akan membeli, bangun sendri atau menyewa/kontrak.Demikian juga dengan pemilihan secara lebih detail, dari mulai ukuran rumah, apakah akan digunakan untuk 4 orang atau 8 orang dan seterusnya, akan dibangun di daerah mana? lokasi yang jauh dari jalan raya? atau cukup di kampung dekat desa?.. Atau di lingkungan perumahan yang sudah menyediakan lahan kosong dengan segala fasilitas yang ada di sebuah hunian dalam perumahan.Tentu saja dari sini akan banyak pertimbangan yang perlu direnungkan
2.Perencanaan:
Ini adalah fase yang paling memakan waktu seperti yang Anda meletakkan dasar proyek Anda dan merancang sistem Anda. Di sini kita mengisi semua rincian Anda ‘untuk melakukan’ daftar cukup spesifik yang mengidentifikasi ruang lingkup, tugas, jadwal, risiko, kualitas dan kebutuhan staf agar tujuan Anda harus dipenuhi.Perencanaan melibatkan membedah proyek secara logis ke dalam tugas-tugas yang jelas dan sederhana dan sub-tugas yang dapat diurutkan pada timeline atau kalender dan ditugaskan kepada orang-orang tertentu

3.Pelaksana:
Ini adalah fase di mana proses ‘untuk melakukan’ daftar menjadi aktif dan terbaik-meletakkan rencana Anda diimplementasikan dengan sebagian besar uang Anda dibelanjakan dan sebagian besar sumber daya Anda terus sibuk ‘mengeksekusi’ proyek.Sumber daya yang paling akan mengarahkan Anda ke perangkat lunak manajemen proyek sekarang jika Anda tidak menggunakan sesuatu yang sudah – tidak perlu rumit atau mahal tapi akan membuat Anda di atas segalanya.
4.Pengendalian:
Seluruh proses harus diperhatikan, diukur dan diperiksa untuk memastikan bahwa masalah-masalah potensial diidentifikasi secara tepat waktu dan tahap ini harus memberikan umpan balik antara fase sehingga tindakan korektif dapat diambil. Dengan menonton kemajuan kerja, Anda menjaga mata pada tujuan awal proyek untuk memastikan tongkat proyek Anda dalam lingkup proyek asli.
Mengontrol secara efektif berarti bahwa kegiatan proyek yang sedang berlangsung (di mana kita berada) diperiksa dengan pemantauan variabel proyek (biaya, tenaga, waktu, kualitas) terhadap rencana manajemen proyek dan kinerja baseline proyek (di mana kita harus). Tindakan korektif diidentifikasi untuk benar mengatasi masalah dan risiko (bagaimana kita bisa mendapatkan lagu lagi).
5.Penutup:
Setelah kami telah menyelesaikan semua kegiatan di semua kelompok proses dan produk akhir yang diterima, kami secara resmi dapat menutup proyek. Sebelum muncul anggur bersoda dan menepuk diri pada bagian belakang, kami memiliki beberapa administrasi untuk melakukan pengarsipan yang meliputi semua file yang relevan dan informasi, menutup kontrak dan mendokumentasikan pelajaran.Pelajaran ini merupakan bagian integral dari tahap akhir dan pertanyaan yang paling penting adalah: Apakah proyek tersebut dimaksudkan memberikan produk akhir dalam waktu dan anggaran ditetapkan batas? Jawabannya menyediakan batu loncatan untuk melaksanakan proyek berikutnya dengan efisiensi yang jauh lebih dan kontrol

refrensi:
 Catatn KSI
 http://irmaone.wordpress.com/category/project-management/
 

Tugas Tambahan

• WAREHOUSE sebagai pusat kegiatan melakukan persediaan bahan baku kepada pihak production dan pihak planning, selain itu warehouse juga melakukan kegiatan persediaan produk jadi kepada pihak marketing.
• Setelah mendapatkan persediaan produk jadi dari warehouse, pihak MARKETING kembali mengirimkan permintaan persediaan barang kepada warehouse, dan pihak marketing meminta tingkat persediaan bahan baku produk jadi beserta permintaannya kepada pihak planning ( perencana ), serta marketing menyediakan produk jadi kepada customer.
• Dari sisi PRODUCTION setelah mendapat persediaan bahan baku dari warehouse, pihak production kembali mengirimkan realisasi produk kepada warehouse, dan pihak production juga mengirimkan kebutuhan dan spesifikasi material yang di butuhkannya kepada pihak procurement, selain itu pihak production juga memberitahukan kapasitas produksinya kepada pihak perencana         ( planning ).
• Pihak PLANNING ( perencana ) memberikan rencana/ rancangan produksinya kepada pihak production, serta mengirimkan rencana/ rancangan distribusinya kepada pihak Distribution ( distributor ).
• Di pihak DISTRIBUTION akan mengirim balik soal saluran dan alat distribusi yang di butuhkan kepada pihak planning, serta memberitahukan jadwal pengiriman barang kepada pihak marketing.
• Setelah mendapatkan ketersediaan barang dari pihak marketing, maka dari pihak CUSTOMER akan mengirimkan permintaan barang apa saja kepada pihak marketing.
• Setelah menerima kebutuhan & spesifikasi material dari pihak produksi, maka pihak procurement akan melakukan pemesanan kepada pihak SUPPLIER, setelah itu pihak supplier akan memberikan kapasitas waktu pengiriman kepada PROCUREMENT, dimana pihak procurement akan melakukan purchase order requisition kepada pihak FINANCIAL, guna untuk pihak financial memberikan budget kepada pihak marketing. Selain memberikan budget kepada pihak marketing, pihak financial juga memberikan budget kepada pihak procurement.

Resume 8 Developing Business

DEVELOPING BUSINESS 

  Ada beberapa pendekatan sistem :

·   Teknik pemecahan masalah yang menggunakan sistem orientasi untuk mendefinisikan ...masalah dan peluang pengembangan solusi yang tepat dan layak

·   Menganalisis masalah & merumuskan solusi melibatkan kegiatan yang saling terkait :

a.       Mengenali dan mendefinisikan masalah atau peluang menggunakan sistem berpikir.

b.      Mengembangkan dan mengevaluasi solusi alternatif sistem.

c.       Pilih solusi sistem yang paling sesuai dengan kebutuhan.

d.      Desain solusi sistem yang dipilih.

e.       Melaksanakan dan mengevaluasi keberhasilan sistem yang dirancang.

Sistem informasi perencanaan dan penyelarasan perusahaan

a.       Sistem informasi plainning: menerjemahkan tujuan strategis dan organisasi ke dalam inisiatif pengembangan sistem.

b.      Menyelaraskan tujuan organisasi dan tujuan Sistem Informasi.

c.       Mengembangkan keunggulan kompetitif.

      -          Kreatif Analisis                 : Pendekatan baru untuk masalah yang ada.

-          Kritis Analisis                   : Pertanyaan tentang unsur-unsur sistem.

 Sasaran Kinerja

1)      Kualitas output atau kegunaan

2)      Akurasi output

3)      Format output kualitas atau kegunaan

4)      Kecepatan di mana output yang dihasilkan

5)      Skalabilitas sistem yang dihasilkan

Tujuan Biaya

1)      Biaya pengembangan

2)      Biaya keunikan aplikasi sistem

3)      Investasi tetap di hardware dan peralatan terkait

4)      Untuk pergi biaya operasi

      Sistem Analisis dan Desain (SA & D)

1)      Proses keseluruhan dimana SI dirancang dan dilaksanakan dalam organisasi.

2)      Berorientasi objek analisis dan desain.

3)      pengembangan Sistem siklus hidup.

       Studi Kelayakan Sistem

Setelah melakukan pendekatan sistem dan penyelarasan, tahap selanjutnya adalah Studi kelayakan yang nantinya akan menentukan apakah sistem tersebut layak di pakai atau tidak.

Macam-macam studi kelayakan :

1)      Kelayakan operasional

2)      Ekonomi

3)      Teknis

4)      Faktor manusia

5)      Hukum politik

 Teknis Kelayakan

Tentukan apakah hardware dan software mampu memenuhi kebutuhan dari sistem yang diusulkan dapat diperoleh atau dikembangkan oleh usaha di waktu yang diperlukan, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan.

  

Faktor manusia

·         Menilai:

-          Karyawan, pelanggan, pemasok dan penerimaan.

-          Dukungan manajemen.

-          Orang yang tepat untuk peran baru atau revisi berbagai.

 Hukum / politik kelayakan.

·         Menilai

-          Pelanggaran paten atau hak cipta

-          Perangkat lunak lisensi

-          Pembatasan pemerintah

-          Perubahan struktur pelaporan

 Analisis Organisasi

1.      Mempelajari organisasi termasuk

·         Struktur manajemen

·         Orang

·         Kegiatan usaha

·         Sistem lingkungan

·       Sistem informasi saat ini : Masukkan dokumen,  pemrosesan,  output,  penyimpanan

                        Persyaratan dan penentuan analisis fungsional

a.       Menentukan informasi bisnis yang spesifik membutuhkan

                                                  i.      Membutuhkan informasi di setiap kegiatan.

                                                ii.      Menentukan informasi yang memproses setiap aktivitas sistem.

b.      Persyaratan Fungsional

                                                  i.      Kebutuhan informasi pengguna yang tidak terikat pada perangkat keras, perangkat lunak, jaringan, data, dan orang-orang sumber daya yang pengguna akhir saat menggunakan atau mungkin digunakan dalam sistem baru.

                                    Prototyping

a.       Dapat digunakan untuk sistem kecil dan besar (tapi jika sistem besar, biasanya prototipe hanya bagian).

b.      Berkembang dengan cepat.

Refrensi:

1.    Catatan KSI

2.    www.devbusiness.com